Assmat et papiers administratifs : la check-list pour rester zen

L’administratif, ce mot qui peut donner mal à la tête rien qu’à l’entendre.

On ne devient pas assistante maternelle pour passer ses soirées à gérer des papiers, on est bien d’accord.

Et pourtant, chaque année, il faut s’y coller : vérifier, classer, mettre à jour, relancer, prévenir… C’est un vrai travail dans le travail, souvent invisible, souvent sous-estimé, mais absolument essentiel.

Alors aujourd’hui, j’avais envie de vous partager ma propre routine annuelle, celle que je me suis construite au fil des années, entre contrôles, oublis et leçons retenues.

Pas pour vous ajouter une couche de stress, bien au contraire : pour vous aider à organiser les choses une bonne fois pour toutes, à gagner du temps, à éviter les surprises, et surtout, à alléger votre charge mentale. 🧘‍♀️

Chaque début d’année, je vérifie les documents de base

📌Je commence par faire un petit tour de mes documents de base :

·        Est-ce que mon attestation d’assurance professionnelle est toujours à jour ?

·        Est-ce que j’ai bien conservé l’attestation d’entretien de mon chauffage ?

·        Mon détecteur de fumée fonctionne-t-il toujours ?

👉 Astuce : ces petites vérifications sont rapides à faire et importantes, surtout en cas de contrôle de la PMI.

Je vérifie aussi mes contrats en cours

·        Les horaires sont-ils toujours les bons ?

·        Le taux horaire a-t-il changé ?

·        Ai-je bien prévu mes congés ?

·        Et s’il y a eu un changement, est-ce que j’ai bien fait l’avenant au contrat, signé et rangé au bon endroit ?

📑 On ne pense pas toujours à faire ces mises à jour, surtout quand le quotidien file à toute vitesse… mais elles sont essentielles pour éviter des litiges plus tard.

Je vérifie les déclarations

📅 Côté déclarations, je passe en revue tous mes mois sur Pajemploi :

·        Est-ce que tout a bien été déclaré ?

·        Est-ce que j’ai les attestations qu’il me faut pour ma déclaration d’impôts ?

·        Si je perçois la prime d’activité, je mets aussi à jour mes revenus dans mon espace CAF.

C’est l’occasion de faire un point global, et d’avoir l’esprit tranquille pour plusieurs mois.

Je pense à ma visibilité professionnelle

Et puis, il y a ce que j’appelle la visibilité professionnelle. Aujourd’hui, les parents recherchent de plus en plus tôt une assistante maternelle.

🖥️ Alors même si je n’ai pas de disponibilité avant l’année prochaine, je mets à jour mes disponibilités sur le site monenfant.fr. D’ailleurs, c’est une obligation.

✍️ Je prends aussi le temps de rafraîchir mon annonce : une petite reformulation, une nouvelle photo, un mot sur ma pédagogie actuelle… Ça ne prend pas longtemps, et ça montre que je suis active, sérieuse et organisée.

Je transmets mon planning à la PMI

🗓️ Un autre bon réflexe que je vous recommande : transmettre régulièrement votre planning global à la PMI, surtout s’il y a eu des changements dans les accueils.

Pourquoi ? Parce que si un jour vous demandez une dérogation temporaire ou un dépassement d’effectif pour quelques heures, la PMI pourra regarder immédiatement votre organisation et vous donner une réponse rapide. Pas besoin de justifier, de courir après les documents ou d’attendre un rendez-vous. Plus on communique, plus c’est fluide pour tout le monde.

Le renouvellement d’agrément

⏳ Un point à ne surtout pas négliger non plus : le renouvellement d’agrément.

En théorie, vous devriez recevoir votre dossier six mois avant la date d’échéance.

Mais dans la pratique, ça arrive que ça tarde… et si vous ne l’avez pas demandé à temps, vous pouvez vous retrouver dans une période floue où vous n’avez plus le droit d’accueillir, même si vous êtes encore en activité.

👉 Donc : on note la date de fin d’agrément dans un agenda, et on anticipe le dossier dès les six mois avant l’échéance. Ça évite les mauvaises surprises.

Bulletins et documents

1. Concernant les bulletins de salaire : petit rappel utile. Beaucoup d’entre nous proposent chaque mois un tableau récapitulatif (heures, repas, indemnités) aux parents, pour les aider dans leur déclaration Pajemploi. C’est un vrai plus, un service apprécié. Mais ce n’est pas une obligation de notre part.
2. En revanche, notre obligation à nous, c’est la fiche de présence. On la remplit, on la fait signer par les parents à la fin du mois, et on la conserve. Le reste, c’est du bonus.
3. Et justement, en parlant de conservation : n’oubliez pas que vous devez garder tous les documents liés à vos contrats pendant un minimum de cinq ans, même les contrats terminés. Ça inclut le contrat lui-même, les fiches de présence, les avenants, les attestations France Travail, le solde de tout compte, les courriers de fin de contrat… Pourquoi ? Parce que vous n’avez pas accès à tout ça via Pajemploi, et qu’en cas de litige ou de vérification, vous pourriez en avoir besoin. Et croyez-moi, revenir vers un ancien employeur pour réclamer un papier oublié, ce n’est pas toujours simple.

Récapitulons

🧮 Tableau récapitulatif pour les parents = facultatif mais apprécié

📌 Fiche de présence mensuelle = obligatoire, signée et conservée

🧾 Tous les documents (contrats, avenants, attestations…) = à conserver 5 ans

Une astuce pour gagner du temps

💡 Une astuce que j’utilise depuis quelques années : je scanne tous mes documents importants dès que je les reçois ou les édite, et je les stocke dans un dossier numérique sécurisé (Dropbox, Google Drive, peu importe).

👉 Résultat : tout est accessible en deux clics, même si je suis en déplacement ou que je perds un papier. Moins de stress, moins de perte de temps, et plus de sérénité.

Alléger la charge mentale, c’est aussi ça, être pro

Gérer son administratif, ce n’est pas ce qu’on préfère dans notre métier. Mais le faire régulièrement, avec méthode, c’est une vraie forme de soin qu’on s’accorde à soi-même. C’est une manière de dire : je respecte mon travail, je me protège, je me simplifie la vie. Parce qu’en fait, ce qui pèse le plus, ce n’est pas tant de devoir le faire… c’est de porter en tête toutes les choses qu’on n’a pas encore faites.

Quand tout est à jour, classé, accessible, on gagne en clarté. On dort mieux. On accueille mieux. On a plus d’énergie pour les enfants, les projets, la créativité. Et surtout, on évite ces pics de stress, ces urgences de dernière minute, ces moments où tout s’accumule.

Alors oui, c’est du temps à consacrer, mais c’est surtout un investissement pour notre tranquillité d’esprit. Prenez ce moment chaque année, posez-vous avec votre thé ou votre café, ouvrez vos classeurs ou vos dossiers numériques, et cochez tout ce qui est fait. Vous verrez, la charge mentale diminue à mesure que les cases se remplissent.

Et ça, ça n’a pas de prix.

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